Как успешно провести телеконференцию: алгоритм действий и спасительные фразы

• Главная
• Советы
• Эксплуатация
• Как проводить видеоконференции в Microsoft Teams

1 звезда 2 звезды 3 звезды 4 звезды 5 звезд

Microsoft Teams позволяет проводить телеконференции с несколькими участниками, что очень удобно во время командных встреч и совещаний. Мы расскажем, как это работает.

Инструменты Microsoft Teams пришли на смену программе «Skype для бизнеса» и служат для проведения видеоконференций и трансляций с большим количеством участников. Сервис используется в основном для корпоративных целей, в то время как для домашних пользователей все еще доступен старый добрый Skype.

Перед видеочатом в Microsoft Teams: получите сервисные номера

Поскольку видеоконференции не работают с обычными телефонными номерами, вам нужно запросить индивидуальные номера служб. Для этого у вас есть три варианта дальнейших дейсвий.

• Если у вас уже есть номера служб, вы можете просто перенести их от предыдущего поставщика услуг в Microsoft Teams.
• В Центре администрирования Microsoft Teams (Microsoft Teams Admin Center) вы получите номера служб для вашей телеконференции.
• Кроме того, у вас есть возможность получить номер служб с помощью формы запроса. Просто загрузите форму, заполните ее и отправьте обратно в Microsoft.

После того, как вы получите свой номер, вам необходимо будет назначить его. Для этого перейдите в центр администрирования Microsoft 365 и откройте следующие настройки: Admin Center — Teams — «Старый портал» — «Вызов» — «Номер телефона» (Microsoft 365 admin center — Admin centers — Teams — Legacy portal — Voice). Выберите номер (Phone numbers) и нажмите «Назначить» (Assign).

Microsoft Teams: как начать видеоконференцию

После получения номеров служб вы можете начинать телеконференцию. Для этого вам придется проделать несколько шагов:

• В центре администрирования Microsoft Teams нажмите «Собрания» — «Мосты конференций», а рядом с номером телефона на «Изменить», чтобы задать язык конференции по умолчанию.
• Чтобы выполнить настройки конференции, откройте «Собрания» — «Мосты конференции» и «Параметры моста». Здесь вы можете установить длину PIN-кода, настроить уведомления и многое другое.
• На панели мониторинга центра администрирования кликните на «Пользователи», рядом с выбранным человеком нажмите «Изменить», а затем назначьте ему один из номеров. Проделайте эту процедуру со всеми участниками.

Теперь все пользователи смогут присоединиться к видеочату для участия в конференции.

Теги microsoft видеозвонки

Я разговариваю по телефону и не могу помочь тебе сейчас перевести

30 фраз-выручалок для успешного телефонного общения на английском, делового и не очень. Звоните с удовольствием!

Анна Коврова

Короткий разговор по телефону на английском — это что-то вроде экзамена Listening. Только здесь нужно еще и отвечать! И если в беседе лицом к лицу вас выручают улыбка, язык жестов, то тут на них рассчитывать не приходится. Зато к вашим услугам стандартные «телефонные» фразы!

Чтобы научиться говорить по телефону по-английски, вовсе не обязательно заканчивать курсы английского: достаточно выучить необходимые фразы-«выручалочки» и немного попрактиковаться с другом или коллегой. Приступим!

Начало

Представляться вы, конечно, умеете: «Hello, this is Anna». А вот дальше возможны варианты. Если звоните кому-то домой, можно сказать:

Is John there, please?	Вы не подскажете, Джон дома?
Is John in?	Джон дома?

Для разговора по телефону на английском в деловой обстановке, больше подойдут такие варианты:

May I please speak to John?	Будьте добры, я могу поговорить с Джоном?
This is Anna calling for John.	Это Анна, я звоню Джону.

Вам нужен добавочный номер? Тогда уместно сказать:

Could I have extension number 710?

Соедините, пожалуйста, с добавочным номером 710!

Когда вы снимаете трубку, а звонящий не представился, имеет смысл уточнить его имя:

May I ask who’s calling, please?

Я могу узнать, кто звонит?

А что делать, если вы не знаете, с кем именно будет телефонный разговор на английском, но у вашего звонка есть определенная цель (например, забронировать номер)? Сразу берем быка за рога:

I’m calling to make a reservation.

Я звоню, чтобы забронировать место.

Продолжаем разговор!

Выяснив, что звонят именно вам, отвечаете:

John speaking. How can I help you?	Это Джон. Как я могу вам помочь?
Speaking.	Это я.
This is John.	Это Джон.

Первый оборот больше всего подходит для работы, делового общения.

А если звонят не вам? Берите тайм-аут, чтобы позвать нужного человека:

One moment, please.	Минутку, пожалуйста.
Just a moment, please.	Минутку, пожалуйста.
Please hold.	Пожалуйста, подождите.
Hang on a sec. I’ll get John.	Подождите секундочку, сейчас позову Джона.

Первые три варианта вполне уместны для деловой обстановки, а вот последний больше подходит для дружеского общения или если вы беседуете с кем-то заведомо молодым. По сути, все вышеприведенные выражения означают «Подождите!», но деловой этикет требует обойтись без слова «wait».

Если вас соединяют с добавочным номером, обычно говорят что-то вроде «Connecting your call…» («Соединяю ваш звонок»), «Please hold, I’ll transfer you» («Подождите, я вас переведу») или лаконичное «Hello, please hold!» («Алло, будьте добры, подождите»).​

Как оставить или принять сообщение?

ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИИ, ДИСКУССИОННЫЕ ГРУППЫ, ЧАТЫ

Современные средства связи и компьютерные технологии позволяют людям общаться друг с другом при помощи сети Интернет, находясь за компьютерами в своих офисах в разных концах земного шара. Такое общение называется телеконференцией.

В телеконференциях участвует иногда очень большое количество людей, объединенных какой-либо общей идеей.

От количества участников и от пропускной способности сети вашего интернет-провайдера зависит возможность вашего участия в телеконференции и способ подписки на нее.

Самой большой в мире телеконференцией является дискуссионная группа USENET, представляющая собой систему электронных досок объявлений, содержащих статьи и сообщения, организованные в группы новостей. Группы новостей разбиты на несколько широких категорий, например бизнес (biz), новости (news), развлечения (ree), наука (sci) и т. д.

Вы можете подписаться всего на одну группу новостей, которая вас заинтересует, или же на несколько и общаться с людьми, объединенными данным интересом. Помните, что дискуссионные группы не подлежат цензуре, и поэтому общение в них целиком основано на правилах этикета.

• • тему и характер телеконференции устанавливает ее администратор. Если вас что-то не устраивает, обратитесь к администратору, и если вы получите от него отрицательный ответ, то не загружайте телеконференцию гневными письмами, просто отмените подписку на нее: всегда можно найти или организовать другую телеконференцию или дискуссионную группу;
• • прежде чем включиться в активную деятельность в телеконференции, внимательно изучите в течение нескольких дней представленные в ней темы, рассматриваемый круг вопросов;
• • если вы являетесь новым членом дискуссионной группы, то прежде чем задавать вопросы администратору или другим членам, следует прочитать файл, содержащий часто задаваемые вопросы (FAQ);
• • будьте всегда в курсе обсуждаемых в телеконференции вопросов, старайтесь в своих посланиях не отклоняться от основных тем дискуссии;
• • помните, что в группах новостей USENET не допускается никакой рекламы;
• • если в ответ на ваше письмо вы получите адресованное лично вам сообщение, отвечайте так же лично адресату, а не через телеконференцию: возможно, человек, приславший вам письмо, не хочет, чтобы вашу переписку читали остальные участники;

• в случае, если вы посылаете в телеконференцию достаточно длинное сообщение, обязательно предупредите об этом остальных участников, поместив в поле сообщения Subject-строку примерно следующего содержания: «Внимание! Большое сообщение! »;

• при обмене мнениями в международных телеконференциях надо учитывать особенности традиции, обычаев людей разных стран мира. Например, это касается представления даты. Так, дата 03.02.03 в России будет прочитана как 3 февраля 2003 г., а в США — как 2 марта 2003 г.;

• старайтесь не включать в свои сообщения цитаты из каких-либо передач радио или телевидения, из кинофильмов или других произведений массовой культуры: такие цитаты могут оказаться непонятными остальным участникам телеконференции. Если же вы все-таки включили в сообщение цитату, то обязательно сопроводите ее доступным и понятным объяснением;

• после того как вы подписались на новую телеконференцию или группу новостей, вы обычно получаете письмо от администратора, подтверждающее подписку. Сохраняйте это письмо, так как в нем кроме подтверждения подписки указывается еще и порядок отказа от нее;

• многие почтовые программы при отсылке ответа позволяют автоматически цитировать полученное письмо. Старайтесь свести такое цитирование к минимуму. Ответ, который содержит полное цитирование полученного письма с вашим кратким замечанием типа «Я с вами не согласен», противоречит правилам этикета;

• если вы уезжаете в командировку или по какой-либо иной причине вынуждены прервать свое участие в телеконференции более чем на семь суток, то отмените подписку, так как в это время вы будете не в состоянии следить за объемом присылаемой вам информации, что может вызвать трудности у других пользователей вашей сети;

• старайтесь общаться с другими участниками телеконференций в таком стиле, какой вы используете в повседневном общении с людьми и какой приятен как вам, так и вашим собеседникам.

ДЕЛОВОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

Снимать ли трубку? Одного человека, никогда не снимавшего трубку при звонке, спросили, почему он так поступает. Он ответил: «Я поставил телефон для своего удобства, а не для удобства других».

Это анекдот. Но разве не бывает в жизни так: вы готовите срочный документ предельно сосредоточившись, полностью отключились от внешнего мира. И вдруг в ваш замкнутый мирок прорвалась трель телефонного звонка.

Вы стараетесь не замечать эту трель, вытолкнуть ее из своего сознания, а она не вылезает и начинает путать мысли. Что делать? Вы решаете защищаться. Начинается испытание на выдержку. Пытаетесь писать, стиснув зубы.

А в ушах — звон… Вы уже ничего не пишете, с холодным бешенством ждете, когда это кончится, и, наконец, не выдержав, хватаете телефонную трубку: «Да слушаю, слушаю! Что там еще?» — заранее ощущая недоброжелательность к звонящему.

С рабочего ритма вы сбиты, завершение срочного дела задерживается.

Такая стратегия поведения — терпеть-терпеть звонки и не выдержать — наихудшая.

Или уж не снимайте трубку, проявляя выдержку, сколько бы ее ни требовалось и каким бы ее запасом ни обладал тот неизвестный, который в эту минуту звонит вам, или снимайте трубку сразу же, вежливо говоря: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то.

Я занят очень срочным делом» .

Если же для вас — такова уж ваша натура — каждый, даже краткий диалог оказывается сильнодействующим отвлекающим средством, то лучше всего уйти подальше от телефона, уединиться в каком-нибудь укромном месте и там без помех сделать свою срочную работу.

Мы рассматриваем распространенный вариант подключения телефонного аппарата к линии «намертво», без возможности его отключения по своему желанию (большинство служебных телефонов подключены именно так).

Если же такая возможность предоставлена (аппарат имеет кнопку отключения или штепсельный разъем), то проблема избавления от пытки телефоном в периоды напряженного труда решается просто. Только не надо этим злоупотреблять. Дайте и другим возможность связаться с вами, не выдергивайте шнур из розетки сразу по окончании разговора.

Бывает, что укромное место для работы найти не так-то просто. Но если у вас есть сотрудник, и он сравнительно свободен, можно «посадить его на телефон» для ответов на все вызовы. Правда, когда бубнят над ухом, это ненамного лучше, чем когда звонят. Поневоле начинаешь прислушиваться к словам, вникать в них, а безответные телефонные звонки больше похожи на песню без слов.

Ну, а как быть, если нет ни укромного места, ни помощника, а исходная ситуация (любой телефонный разговор отвлекает вас от срочного дела) остается прежней? Что ж, тогда не снимайте трубку, если вы умеете сохранять работоспособность под телефонные трели.

Учтите только, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще — накапливается число «необслуженных» вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и в четвертый раз. В конце концов, вам придется трудиться под почти непрерывный звон.

Вот и решите твердо для себя, будете ли вы снимать трубку. Пожалуй, более общим советом, пригодным для большинства людей, будет следующий: снимайте трубку при всяком звонке .

Кому снимать трубку? Если вы в собственном кабинете, а телефонный вызов поступает к вам напрямую, минуя секретаря, то ничего не поделаешь — снимать трубку каждый раз придется вам самому.

Если в кабинете присутствует кто-либо из сотрудников, он может оказать вам услугу — снять трубку. Но, услышав, что просят вас, он тут же передает трубку вам. Поэтому подобная услуга особенно не помогает.

Правда, отодвигается начало телефонного разговора на те несколько десятков секунд, которые вам требуются, скажем, для просмотра и подписи одной-двух деловых бумаг, или — в тех не очень частых случаях, когда звонящий попадает «не туда» — вы избавлены от необходимости давать соответствующее разъяснение. Если в кабинет зашел ваш начальник, ожидать от него подобной услуги не рекомендуется.

Рассмотрим другую ситуацию. Вы пришли в чужой кабинет, а владелец его вышел и оставил вас наедине с одним, а то и с двумя-тремя телефонами. Звонит один из них. Что лучше — не реагировать или снять трубку и вступить в разговор, заведомо зная, что звонят не вам?

Если «хозяин» кабинета не имеет ничего против подобной инициативы, то предпочтительнее снять трубку. Дело в том, что вы сможете дать звонящему минимальную необходимую информацию, которая окажется для него полезной: сказать о том, что работника, которого просят, сейчас нет на месте и что он будет тогда-то, а если необходимо что-либо ему передать, то вы можете это сделать.

А кому же снимать трубку в общей комнате, где сидят несколько сотрудников? Здесь встречаются различные варианты размещения телефона.

Первый вариант : телефон стоит на столе самого старшего по должности, обычно руководителя подразделения.

Субординация соблюдена, однако старшему почти невозможно работать.

И если только его собственные руководители считают более важным для дела насильственный, непрерывный контроль со стороны старшего в комнате за количеством и степенью деловитости телефонных разговоров каждого из сотрудников, чем выполнение этим старшим своих основных служебных обязанностей, что же, тогда этот вариант, пожалуй, можно было бы оправдать.

Хотя можно ли оправдать такую постановку дела? Очевидно, нет, несмотря на то, что в ряде учреждений подобный контроль за правильностью использования телефона включается в список обязанностей старшего по должности. Еще один фактор, оправдывающий подобное размещение телефона, — это преобладание телефонных разговоров старшего по должности по сравнению со всеми остальными сотрудниками.

Когда за вами гонится хищник: как успешно провести онлайн-переговоры :: РБК Pro

Из-за коронавируса многие предприниматели и топ-менеджеры вынуждены вести деловые переговоры онлайн. Вот практические советы, которые помогут сделать это успешно, избежав потерь и выстроив доверительную атмосферу

Tim Gouv / Pexels

Мы многие годы вели переговоры лично и на бессознательном уровне сформировали паттерны анализа поступающей информации. Более того, мы научились держать фокус внимания на теме переговоров и поведении собеседника даже в условиях фоновых шумов — при встрече в кафе, коворкинге или другом оживленном месте.

Однако часто мы даже не догадываемся, как разные аспекты невербальной коммуникации влияют на ход общения и наши решения.

Основное отличие онлайн-коммуникации от личной — наличие одного (аудиальный — телефонное общение, визуальный — мессенджеры) или двух каналов (визуальный и аудиальный — видеосвязь), получение информации через которые значительно отличается от реального взаимодействия. Такая ситуация требует решения прежних задач в новых условиях.

Поскольку многим из нас еще предстоит освоиться с новыми программами и «железом», сопровождающим подобного рода коммуникацию, это будет непросто для сознания. Оно будет вынуждено контролировать одновременно большое количество новых информационных вводных.

Кроме этого, мозгу придется управлять перестройкой работы нейросетей, которые воспринимают сигналы от органов чувств, смежные привычным, но значительно менее выраженные.

Все это приведет к повышенной утомляемости психики и сложностям в адекватном восприятии и последующей обработке поступающей информации.

Стресс при освоении навыка дистанционных переговоров сопоставим со стрессом, который человек испытывает при попытке вести осмысленный диалог во время поездки на двухколесном велосипеде. Сначала очень сложно, но когда навык езды доведен до автоматизма — проще простого.

В целом стресс может помогать организму быстрее обучаться и запоминать эффективные поведенческие стратегии.

Но в случае с переговорами он крайне неблагоприятно сказывается на их результатах, снижая наши шансы на установление взаимной симпатии и эффективное достижение договоренностей.

Это происходит по той причине, что в условиях стресса весь организм фокусируется на решении задачи «по выживанию». То есть он отключает все энергозатратные процессы и переходит в режим «бей и беги».

Наш мозг научился принимать и преобразовывать сигналы в ходе социального взаимодействия с помощью тех же физиологических реакций, которые эволюция изначально предназначила для борьбы с хищниками и другими опасностями, угрожающими нашему существованию. Поэтому стресс от необычной переговорной среды не менее реален и значим в физиологическом и психологическом планах, чем стресс от нападения хищника.

Подготовительный этап: качественная связь и время на адаптацию

Чтобы тратить как можно меньше ресурсов на выстраивание эффективной беседы, все участники переговоров должны прежде всего обзавестись качественной связью.

Чем реалистичнее будут изображение и звук, тем больше шансы, что вы и ваш контрагент испытают меньший стресс из-за непривычности ситуации и необходимости дополнительной обработки шумов.

Это крайне важное, пусть и очевидное правило гигиены дистанционных переговоров.

Второй важный аспект — длительность дистанционных переговоров. Чем дольше идут переговоры, тем больше у вас с контрагентом шансов синхронизировать невербальную коммуникацию. Мозг должен привыкнуть к новой среде, прежде чем научится правильно воспринимать сигналы, поступающие через новые типы визуальных и аудиальных каналов, и не отвлекаться на шумы.

Будьте готовы к тому, что несколько первых онлайн-переговоров покажутся вам почти бесполезными, так как вы и ваш собеседник будете отвлекаться на второстепенные стимулы, связанные с непривычностью формата.

Но не сомневайтесь: как только вы освоитесь в новой среде, так в полной мере компенсируете отставание за счет более структурированного и сфокусированного общения, которое предоставляет дистанционный формат.

Начните с тайминга

Начните разговор с договоренностей по таймингу: в условиях работы на удаленке очень важно соблюдать график онлайн-конференций. Если, опоздав на личную встречу, вы можете сослаться на пробки или другие уважительные причины, то здесь такие объяснения не подойдут.

7 бесплатных площадок для проведения видеоконференций 2019 — Сервисы на vc.ru

Если вы — удаленный работник, приняли решение проводить консультации онлайн, или получаете второе высшее образование дистанционно, самое время обзавестись надежным и доступным инструментом для видео-встреч.

Найти хорошую программу для проведения видеоконференций непросто. Но еще труднее откопать действительно бесплатную. Правильное решение зависит от типов встреч, которые вы проводите.

Каково среднее количество участников?

Сколько времени занимает встреча?

Какой уровень сотрудничества вы предпочитаете для успешного проведения мероприятия?

С приходом высокотехнологических решений, заточенных строго под корпоративную деятельность, команды обрели новый уровень общения внутри компании, и с отдаленными партнерами.

Присмотритесь к бесплатным тарифам: возможно вы найдете то, что так долго искали.

В процессе выбора платформы для конференций пользователи обычно смотрят на предложенные провайдером опции:

• возможность демонстрации презентации
• возможность показать происходящее на экране
• возможность поделиться файлами
• размер хранилища
• возможность записать конференцию
• служба поддержки
• необходимость или отсутствие установок
• длительность конференции
• количество участников.

Давайте посмотрим, какой провайдер дарит нам наибольшее количество возможностей в бесплатном тарифе.

Привычное популярное решение для общения онлайн в реальном времени.

https://www.skype.com/

Skype всегда был популярен для общения в реальном времени. Давайте взглянем, подходит ли эта программа для деловых встреч и что предлагает бесплатная версия:

• до 50 человек в видео звонке
• хранение ваших файлов до 30 дней
• обеспечивает совместное использование экрана.

• требует загрузки
• без поддержки.

https://zoom.us/ru-ru/resources.html

Zoom — провайдер видеоконференций, который в свое время привлек огромное количество пользователей на рынке США. Вот что предлагает бесплатная версия этого сервиса:

• до 100 участников
• до 40 минут записи
• до 40 минут конференции
• служба поддержки.

• не предоставляет облачное хранилище
• необходима загрузка.

Proficonf.com

Proficonf отлично подходит для пользователей, которым требуется лаконичное и простое в использовании программное обеспечение для проведения конференций. Эта платформа доступна с любого мобильного устройства через веб-браузер. Бесплатный тариф Proficonf обладает рядом коммуникативных преимуществ:

• быстрая настройка комнаты конференции
• работает даже при плохом интернет-соединении
• HD качество видео
• центр демонстрации контента
• до 25 участников в конференции
• до 500 Мб хранилища
• демонстрация экрана
• неограниченная длительность конференции
• служба поддержки
• не требует ни загрузки, ни установки.

• пока отсутствует iOS приложение.

Этика общения в рамках телеконференций

Любой человек, имеющий компьютер, подключенный к Интернету, может завязать знакомство с жителем любой страны. Для этого достаточно подписаться на так называемую телеконференцию.

Телеконференция- это своеобразный журнал, публикующий исключительно письма читателей. Или можно сказать так: его авторы- это и есть его читатели. Конечно, выходит это издание без цензуры и какой-либо правки автора. И автором может стать любой.

Дискуссионная группа Usenet, известная во всем мире как самая большая телеконференция. Usenet — эта интересная служба является своеобразным развитием электронной почты.

Сообщения электронной почты мы отправляем конкретному лицу, указав его адрес электронной почты. Теперь представьте, что мы хотим отправить сообщение не одному человеку, а всем людям мира.

Это тоже можно сделать, но надо указать не адрес человека, а имя телеконференции.

Телеконференции называют также группами новостей. Телеконференции, или группы новостей, — это дискуссионные группы, члены которых делятся друг с другом своими знаниями, впечатлениями, проблемами. Пользователи получают помощь, задают вопросы, отвечают на них и даже обмениваются графическими и прочими файлами.

В Интернете существует свыше 20 тысяч всевозможных групп новостей, участники которых обсуждают вопросы политики, текущие события, программное обеспечение, «разговаривают» об автомобилях, домашних животных, татуировках, кинофильмах, супермоделях и любви.

Телеконференция, или группа новостей, — это интерактивная «доска объявлений»; любой желающий может отправлять в группу новостей свои сообщения и отвечать на сообщения других, а также открывать новые дискуссии.

• Для телеконференций характерно: группа новостей — это набор статей, сообщений; группы имеют иерархическую структуру; материалы телеконференций храняться на специальных серверах, которые обмениваются новой информацией; статьи можно читать; можно публиковать свои сообщения; на каждую конференцию можно подписаться, что позволяет получать все сообщения, которые приходят по адресу такой конференции.
• Тонкости общения предопределяют и некоторые особенности посланий:
• · лицо, получившее адресованное ему послание должно отвечать также лично адресату, но ни в коем случае не через телеконференцию (может быть приславший письмо не желает, чтобы другие участники знали об это переписке);

· при посылке длинного теста об этом нужно предупредить остальных участников с помощью строки «Внимание! Большое сообщение!»;

· в своих сообщениях не принято давать цитаты из СМИ, потому что они могут быть непонятными для некоторых участников;

· письмо от администратора, подтверждающее факт подписки на новую телеконференцию или группу новостей нового лица, нужно сохранять, т.к. в нем указывается порядок отказа от нее;

· при посылке ответа имеется техническая возможность автоматически цитировать полученное письмо, что не соответствует нормам этики, поэтому количество цитат нужно сводить к минимуму; особенно не приемлемо, процитировав полученное послание, приводить собственное резюме типа: «С этой точкой зрения я не согласен.»;

· подписку лучше отменить в случае предстоящей командировки сроком более чем на 7 дней, т.к. ему не удастся следить за объемом присылаемой информации, поэтому остальные участники окажутся в сложном положении;

· стиль общения с участниками телеконференции должен быть естественным, таким же, как и в обычном повседневном общении.

Сетевая этика в чате

Чат (англ. chat — болтать, болтовня, разговор) — средство обмена сообщениями по компьютерной сети в режиме реального времени, а также программное обеспечение, позволяющее организовывать такое общение. Характерной особенностью является коммуникация именно в реальном времени или близкая к этому, что отличает чат от форумов и других «медленных» средств.

Общение с другими людьми является неотъемлемой частью Интернета. Именно поэтому icq, чаты и формы стали так популярны. Каждый пользователь использует Сеть не только как источник информации, но и как средство коммуникации, поэтому крайне важно использовать его с умом. Безграничность Интернета позволяет разговаривать в режиме онлайн с любым человеком, находящимся в любой точке планеты.

Однако технические средства не являются залогом приятного разговора. В Интернете, как и при личной встрече, необходимо соблюдать нормы поведения и уметь поддерживать интересный разговор. В чате правила общения отличаются от этики повседневной жизни. Поэтому их важно знать, чтобы невольно не оттолкнуть собеседника.

Предлагаю вашему вниманию несколько рекомендаций по общению в чатах:

1) Не стоит использовать в своих сообщениях только заглавные буквы. Нужная в этом случае клавиша Caps Lock прослыла в Интернете любимицей у блондинок и заранее настраивает людей негативно. Также многих раздражают сообщения в стиле «ПрИвЕтИк», когда большие и маленькие буквы чередуются. Все же следует использовать заглавные буквы по назначению.

2) Нельзя забывать о знаках препинания. Многие пользователи считают, что при общении в Сети не особо важно соблюдать правила правописания. Отчасти это правда, но иногда такой подход серьезно затрудняет понимание между людьми.

Например, отсутствующие знаки вопросов на конце предложения, забытая запятая в стиле «казнить нельзя помиловать» и другое.

К тому же, надо понимать, что если ваш собеседник окажется учителем русского языка, то беседа между вами не заладится.

3) Правила правописания не очень актуальны в Интернете и по другой причине. Так называемый «олбанский» язык стал едва ли не официальным языком Рунета.

Люди специально пишут слова с ошибками, многие слова даже имеют фиксированное «неправильное» написание. Несмотря на популярность этого явления, начинать знакомство со слов «превед какдила» не стоит.

Хотя бы потому, что ваш собеседник может оказаться не из числа поклонников подобных выражений.

4) Следует писать предложения полностью, прежде чем отправлять собеседнику. Разорванные фразы могут запутать, кроме того, читать такой текст весьма неудобно. Кроме того, во многих чатах действует ограничение на отправление сообщений по времени, а icq и вовсе может принять частую отправку предложения по частям за деятельность спамера и отключить вас.

5) Не отправляйте собеседнику массивных файлов. Чаще всего данная проблема всплывает при обмене фотографиями. По незнанию многие пытаются отправить фото в формате bmp, занимающим очень много места, вместо того чтобы перевести его в jpg. Люди, сидящие на трафике, то есть имеющие ограниченный Интернет, будут не довольны такой массивной фотографией и могут даже отказаться ее принять.

6) Не злоупотребляйте повторами. Даже если собеседник не заметил ваше сообщение, не нужно повторять одно и то же несколько раз. Если после отправки двух одинаковых сообщений пользователь вам не отвечает, вероятно, он занят или отошел.

7) Сообщение не должно быть перегружено смайликами. Выражение эмоций в графическом виде – прекрасное изобретение. Но когда в сообщение смайликов больше чем букв, читать такое становится сложно.

8) Не показывайте свою переписку другим пользователям, без согласия собеседника. Приватные разговоры поэтому и называются приватными, что их не видит никто кроме участников беседы.

9) Ни в коем случае не принимайте сомнительные файлы от незнакомых людей и не запускайте у себя на компьютере. Ссылка на фотографию должна содержать на конце соответствующее разрешение, например jpg, gif или png. Файл exe с большой долей вероятности может оказаться вирусом или трояном.

И все же общение в Интернете это живой процесс, подстраивающийся под собеседников. Он сугубо индивидуален для всех, и при попытке завести беседу с незнакомым человеком главное быть вежливым.

Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов

Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата.

Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов:

1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий.

2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта.

3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события.

4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия.

При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).

Планирование и организация офлайн-мероприятия

За 15-20 дней до мероприятия:

• Сформировать программу мероприятия.
• Разработать и утвердить бюджет с фиксацией дат выплат.
• Написать анонс и максимально распространить его по всем каналам коммуникации для определенной целевой аудитории.
• Договориться со спикерами, которые должны быть привлечены к мероприятию.
• Забронировать зал, где будет проходить мероприятие.
• Договориться об аренде необходимой для мероприятия техники.
• Предварительно забронировать отель для участников.
• Предварительно забронировать кейтеринг / банкет / перерыв на кофе, обсудить 2 типа меню: общее и вегетарианское.
• Договориться о трансфере, если это предусмотрено программой мероприятия.
• Заказать печатную продукцию, которая должна быть использована во время мероприятия.

За 5-7 дней до мероприятия:

• По результатам полученных подтверждений окончательно сформировать список участников мероприятия.
• Отправить уточненные списки на поселение в гостиницу.
• Подтвердить окончательное количество общего меню и вегетарианского.
• Забрать напечатаные материалы.
• Отправить напоминание спикерам, приглашенным на мероприятие, с точным временем и местом проведения. Предупредить о возможности специального трансфера.

Накануне мероприятия за 1-3 дня:

• Привезти необходимое оборудование на место проведения конференции.
• Напомнить участникам о месте и времени начала мероприятия.
• Подготовить таблички спикерам.
• Проверить работу техники: заряженность аккумуляторов, устройств, наличие свободного места на устройствах для записи и тому подобное.

Во время проведения мероприятия:

Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях.

Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции:

• Расставить таблички спикерам, разложить для них справочные материалы, блокноты и ручки, поставить воду и стаканы.
• Разместить баннеры в месте проведения мероприятия.
• Встретиться с участниками перед началом мероприятия.
• Зарегистрировать их (регистрационные списки).
• Проконтролировать размещение участников.
• Фотографировать, делать видеозапись мероприятия.
• Провести фуршет / банкет.
• В итоговом слове поблагодарить участников мероприятия, напомнить, что вскоре они получат постматериалы.

Онлайн-конференции

Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии.

Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников

Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.

На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль).

• Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн.
• Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию?
• Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации?

Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля.

Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность.

Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам.

Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора.

Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач.

Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения.

Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции.

Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию.

В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.

Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие.

Модерация онлайн-мероприятий

Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали?

Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи.

Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций.

С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия.

Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов.

Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за:

• запуск участников из «комнаты ожидания»;
• демонстрацию ожидания / презентаций;
• стабильность трансляции;
• сбор вопросов в х под трансляцией;
• запись мероприятия;
• разделение участников по комнатам при работе в группах;
• отключение микрофонов участников, которые не сделали это самостоятельно и мешают мероприятию.

А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану:

• говорит техническое вступительное слово в начале — рассказывает правила коммуникации в течение мероприятия в целом;
• провозглашает приветственное слово — о целях, задачах и плане конференции;
• представляет спикеров;
• руководит основной частью обсуждения;
• отвечает за чат, вопросы и ответы;
• следит за соблюдением регламента выступлений;
• отвечает за подведение итогов.

Также тематический модератор отвечает за то, чтобы программа мероприятия была адаптирована к онлайн-формату.

Ведь часто случается, что организаторы пытаются скопировать программу и методику проведения офлайн-мероприятий в онлайн. Хотя в таком случае, чтобы удержать внимание участников, стимулировать их к активности, получить обратную связь, следует использовать другие подходы.

В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).

Так, успех проведения онлайн-мероприятий зависит в основном от умения организаторов четко разграничивать сущность оффлайн и онлайн-мероприятий, технических и тематических задач модераторов.

Трансляция и визуальное оформление онлайн-мероприятия

Если вы решили транслировать мероприятие, прежде всего следует позаботиться о картинке, которую будут видеть участники, когда эфир начнется.

Эта картинка — стартовый слайд или изображение, своеобразная «титулка» с названием мероприятия, логотипами, перечисленными спикерами, основными вопросами и тому подобное. За демонстрацию этого изображения лучше, чтобы отвечал технический модератор. Заставку отрисовывает дизайнер.

В то же время задача тематического модератора предупредить участников о трансляции мероприятия.

Выходить в прямой эфир можно только после технического приветственного слова. А уже в эфире не забудьте напомнить участникам о возможности задать вопросы спикерам мероприятия в х.

Следить за появлением вопросов, передавать такие вопросы тематическом модератору для объявления в эфире — сфера ответственности технического модератора.

Завершение трансляции должно происходить после соответствующих слов тематического модератора. Например: «На этом мы завершаем онлайн-мероприятие. Спасибо всем, кто наблюдал за обсуждением и приобщался в х».

После завершения мероприятия задача технического модератора передать коллегам запись конференции.

А задача организаторов онлайн-событий — проводить мероприятия на высоком уровне и делиться собственным опытом с другими. И, конечно, обязательно провести ряд работ после события.

Распространить пресс-материалы в СМИ, проанализировать доклады спикеров, собрать базу участников конференции в email-сервисе, получить обратную связь.