Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Официальное общение в бизнесе невозможно без переписки. Но писать письма на английском трудно большинству сотрудников, для которых английский язык не родной. Рассмотрим, как написать деловое письмо на английском языке.

Виды деловых писем

Деловые письма бывают разные. И для каждого характерны свои выражения и конструкции.

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Письмо-жалобу составляют при недовольстве качеством товара или сервиса.

Такое письмо несет главные функции:

  • выражает жесткую позицию,
  • при этом остается вежливым,
  • четко указывает, что вы хотите в качестве компенсации.

Пример letter of complaint

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Cover letter for your job application (сопроводительное письмо)

Обязательное дополнение к любому резюме. Оно повысит шансы на успех, если вы грамотно обоснуете свою заинтересованность.

Пример cover letter

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Особый вид сопроводительного письма к резюме. Для таких компаний, которые не объявляли о вакансиях. Они вас не ждут, а может просто еще не знают, что вы им нужны, спросить никто не запрещает.

Пример сold contact cover letter

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Inquiry letter (письмо-запрос информации)

Такое письмо используются для запроса дополнительной информации. В сообщении вы описываете, что нужно и аргументируете для каких целей.

Пример inquiry letter

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Letter of  recommendation (рекомендательное письмо)

Потенциальные работодатели часто запрашивают у соискателей рекомендательные письма перед наймом. Обычно это описание ваших отношений от предыдущего руководителя или наставника.

Пример letter of  recommendation

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Invitation letter (письмо-приглашение)

Здесь все просто, вы сообщаете о мероприятии заранее.

Функции такого письма:

  • Информирование,
  • Подтверждение участия.
  • Оно может быть официальным или неофициальным, на бумаге, электронном носителе и даже в устной форме.
  • Пригласительные письма часто необходимы, когда вы подаете заявление на визу.
  • Пример invitation letter
  • Как научиться писать деловое письмо на английском языкеКак научиться писать деловое письмо на английском языке

Letter of rejection (письмо-отказ)

Правилом хорошего тона считается писать письма и в случае отказа. Такое сообщение может поддержать интерес и позволит выстроить партнерские отношения в перспективе.

Пример letter of rejection

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Resignation letter (заявление об увольнении)

Это сообщение работника непосредственному руководителю с датой последнего рабочего дня. Часто оно содержит причины такого решения, но это не является обязательным.

Пример resignation letter

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Thank you letter (письмо-благодарность)

  1. Даже краткие письма-благодарности — отличный способ построить хорошие отношения как в бизнесе, так и в личной жизни.
  2. Пример thank you letter
  3. Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Как оформить деловое письмо

Это важный момент, которым не стоит пренебрегать. Ошибки часто трактуют как неуважение к получателю. Разберем, как правильно написать деловое письмо по-английски.

Основные принципы оформления:

1. Деление на абзацы

Деловое письмо — не бесконечная простынь. Иначе цель сообщения — быть понятым, не будет достигнута.

Правило простое: один абзац — одна мысль. Сам абзац начинается без отступа слева, между двумя абзацами остается пустая строка.

2. Отказ от сокращений

В бизнес-переписке не допускается использовать сокращенные формы. Например, I’m writing to introduce myself… Сокращение “I’m” использовать нельзя. Правильно будет написать I am writing to introduce myself…

3. Эмоциональная нейтральность

В деловых письмах не стоит использовать эмоционально окрашенные идиоматические выражения и фразовые глаголы.

4. Краткость

Не стоит “лить воду”, пытаясь добавить веса письму, если вы не знаете, как составить деловое письмо. В мире бизнеса крайне ценится время, на прочтение имейла никто не потратит больше минуты.

В идеале письмо не должно занимать больше половины страницы с учетом деления на абзацы, вступительной и завершающие фраз.

5. Вежливость

Даже если в письме вы обозначаете крайнее недовольство и угрожаете судебным процессом, вы должны оставаться вежливым. Лучше использовать пассивные конструкции (так вы смягчаете удар, как бы оправдывая действия адресата обстоятельствами) и обороты, типа “как мне кажется”, “если я не ошибаюсь”, “я вынужден”.

Структура официального письма

Вне зависимости от типа все деловые письма имеют одинаковую структуру:

  • контактные данные отправителя
  • дата
  • контактные данные адресата
  • обращение
  • тело письма
  • завершающая фраза
  • подпись

Разберем каждую часть письма более подробно.

Контактные данные отправителя

Контактные данные отправителя обычно помещается в правом верхнем углу страницы. Они должны быть полными и точными в том случае, если получатель письма желает связаться с отправителем для дальнейшего общения. Лучше указать следующую информацию:

  • имя
  • вашу должность
  • организацию, которую представляете
  • ваш адрес
  • номер телефона
  • электронный адрес

Дата

Дата указываете под контактными данными отправителя в правом верхнем углу. Это дата отправления письма.

Контактные данные адресата

Контактные данные адресата указываются в левом углу, отступив строчку от даты. Здесь указываем:

  • имя адресата
  • должность
  • название компании
  • адрес компании

Приветствие

Здесь вы приветствуете человека, которому адресуете письмо. Имейте в виду, что это официальное письмо, поэтому приветствие должно быть уважительным и не слишком личным.

Общие приветствия для официальной переписки — “Sir” или “Madam”. Если вы знаете имя человека, можно написать “Mr. XYZ” or “Ms. ABC”. Но помните, что вы не можете обращаться только по имени. Это должно быть полное имя или только фамилия. Если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь, используйте фразу «To Whom It May Concern».

Тело письма

В этом разделе излагается основное содержание письма. Тело письма делится на 2-3 абзаца. Но цель вашего сообщения должна быть понятна сразу.

Завершающая фраза

Завершить письмо следует короткой фразой типа “Yours Faithfully” или “Yours Sincerely”. Завершающая фраза пишется на правой стороне листа.

Подпись

Любое письмо должно быть подписано. Ваше имя следует указать слева под завершающей фразой.

Часто употребляемые выражения

Обращение

  • Dear Mr Green
  • Dear Ms Luck
  • Dear Sir
  • Dear Sirs
  • Dear Madam
  • Dear Sir or Madam
  • Gentlemen

Фразы для начала письма

В первом абзаце тела письма следует указать причину написания. Для каждого типа письма характерны свои вступительные фразы.

Letter of complaint (письмо-жалоба)

  • I am writing in order to complain about
  • I am writing to complain about
  • I am writing regarding
  • I am writing to express my dissatisfaction with

Inquiry letter (письмо-запрос информации)

  • I am writing to inform you about …
  • I am writing to ask/inquire about …
  • I am writing to ask about information for small businesses.
  • I am writing to inform you that we have not yet received payment for …

Letter of Recommendation (рекомендательное письмо)

  • I am writing this letter at the request of [name of requestor].
  • This is in response to your recent request for a letter of recommendation for [name].
  • I am pleased to be able to write this letter of recommendation for [name].

Invitation letter (Письмо-приглашение)

  • You are cordially invited…

Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон — WSE

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Деловая переписка на английском

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.

  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей.

Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

  1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

Читайте также:  Специальные вопросы в английском языке (Special Questions) с таблицами и примерами

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

  1. Скажите НЕТ эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

  1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

  1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
  2. Занимаемую должность
  3. Название организации, в которой вы работаете
  4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
  5. Город и почтовый индекс
  6. Страну

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

  • September 23, 2018;
  • 23 September, 2018;
  • 23thSeptember, 2018;
  • September 23th, 2018;
  • 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Соединяем 1 и 2 пункты:

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

  • 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
  • 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

  1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

  1. Занимаемая должность
  2. Название компании, в которой работает ваш адресат
  3. Номер дома и улица
  4. Город и почтовый индекс
  5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW

United Kingdom

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

  • Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:
  • Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern
  • Более того, существует вариант обращения по должности:
  • Dear Mr. President
  • Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:
  • Dear Alice,
  • Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:
  • Dear Mr. Campbell,
  • I am writing to you…
  • Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:
  • Dear Mr. Campbell:
  • I am writing to you…

4. Тело письма

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

  1. Проиллюстрируем это на примере:
  2. Dear Ms. Crossley, (приветствие)

Лайфхак: как написать деловое письмо на английском

Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.

Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.

Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.

Правила делового письма на английском

У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.

  1. Прежде всего, нужно оформить «шапку»:
    • В верхнем левом углу указываем ФИО отправителя, должность и название вашей компании
    • Ниже пишем ФИО получателя и/или название компании, в которую отправляется письмо.
    • Дату можно указать под этими данными или в правом верхнем углу (если письмо бумажное или позволяет электронный формат).
  2. Поздоровайтесь с адресатом, уточните, как у него дела (выразите надежду, что всё хорошо).
  3. Далее раскрываем основную причину нашего обращения:
    • Текст помещается по центру листа.
    • Красные строки не соблюдаются.
    • Сообщение желательно чётко структурировать и разбить на абзацы, чтобы получателю было легче понять суть и не пропустить важные подробности. Здесь хорошо работает правило: «один абзац – одна главная мысль».
    • Начало делового письма на английском должно содержать приветствие. Можно начать с фразы “Good day…” и дальше обратиться по имени, а если заранее неизвестно, кто откликнется на ваше письмо, то самой распространённой формулировкой станет “Dear Sir or Madam”.
    • Как закончить деловое письмо на английском? Поблагодарите получателя за то, что он уделил время и прочёл ваше сообщение. Также можно написать, что вы будете ждать ответа, затем попрощаться и поставить подпись (снова укажите ваше имя, а под ним – должность в компании).
Читайте также:  Разница в употреблении man, human, people, folks, mankind

Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.

Фразы на английском для деловой переписки

Поприветствовать

  • Dear … (если известно полное имя)
  • Dear Mr/Ms/Mrs … (если обращаетесь по фамилии)
  • Dear Sir or Madam … (когда письмо направляется компании или отделу, и вам ещё неизвестно, кто его прочитает и будет контактировать с вами по данному вопросу) 

Начать

  • I am writing to say… — Я пишу сказать вам, что…
  • I am interested in… — Меня интересует…
  • Thank you for letting me know that… – Благодарю вас за то, что сообщили о…
  • I really appreciated all your help (with)… — Благодарю вас за помощь (с)…
  • It is very kind of you to… – Очень любезно было с вашей стороны, что вы…
  • I wish to express my appreciation for all your efforts… – Я высоко ценю ваши старания по поводу…

Завершить

  • It is estimated… — Насколько можно судить…
  • In addition… – Кроме того… / К тому же…
  • In conclusion… — В заключение…

Попрощаться

  • Your early reply will be appreciated. — Очень жду вашего скорейшего ответа.
  • Yours faithfully/sincerely… — Искренне ваш…
  • My best wishes… — С наилучшими пожеланиями…
  • With best wishes and kind regards — С уважением и наилучшими пожеланиями…
  • Best regards… — С уважением…

Пример делового письма на английском

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

  • Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.
  • Mrs Olivia Polson Office 111, 3d Floor ALS Agency Abbington Street Manchester
  • Great Britain
  • 31 May 2019

Dear Mr Jones, Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation. I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then. I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.

Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.

  1. With best regards and wishes, Olivia Polson
  2. Project Manager
  3. А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:
  4. Mr Christopher Jones Best Productions Company Ltd. Office 22, Entrance 3D Hamilton Street London
  5. Great Britain
  6. 1 June 2019

Учимся писать деловое письмо на английском — Офтоп на TJ

Сразу оговорюсь, что данные советы основаны только на личном опыте и никак не подкреплены научными трудами.

Пригодятся они только тем, кто уже знает английский хотя бы на базовом уровне и кому приходится переписываться на английском по деловым вопросам.

Под деловыми вопросами понимается обычная бизнес-деятельность, но никак не составление официальных юридических документов или переписка с госорганами.

За свои четыре с небольшим года работы в Англии мне приходилось сталкиваться со множеством соотечественников, которых очень легко вычислить по шаблонным ошибкам. Опять же оговорюсь, что никто из нэйтивов не будет вас шеймить за подобные ошибки. Но если хочется сойти за своего, то этого довольно легко добиться, усвоив несколько лёгких правил.

Любое электронное сообщение начинается с приветствия. И здесь две самые частые ошибки, которые совершают выходцы из российских школ. Первая — употребление конструкции «Dear Mr X».

Данная конструкция является правильной при написании официальных обращений, но когда вы переписываетесь по несколько раз в день с коллегой/клиентом/поставщиком, то она избыточна.

Англичане в 99% случаев напишут «привет», а не «Уважаемый мистер икс».

Вторая ошибка: дословный перевод конструкции с русского языка. Таким образом «Никита, привет, как насчёт» превращается в «Nikita, hi, what about». По-правильному данное приветствие должно выглядеть как «Hi Nikita, what about». Имя собственное всегда идет после приветствия, и перед ним не ставится запятая, как в русском языке.

Это универсальная конструкция для приветствия в электронном письме. Не пишите «Dear», если только это не тендерное письмо, адресованное генеральному директору компании, с которой у вас ещё нет налаженных отношений.

Если кажется, что «hi» звучит слишком по-панибратски (что на самом деле совсем не так), то его можно заменить на «hello».

Если письмо адресовано нескольким людям одновременно, корректным обращением будет «Hi all» или просто «All».

Если вы пишете письмо человеку, с которым не общались некоторое время, то после приветствия стоит вставить что-то типа «I hope you are doing well». К такому сложно привыкнуть тем, кто обычно сразу же переходит к делу, но стоит себя пересилить, если хочется влиться в англоговорящую среду. .

У меня нет какого-то теоретического бэкграунда на эту тему, думаю он не очень-то и нужен, стоит просто запомнить и принять. Вариаций много, например в понедельник вполне уместно написать «Hope you had a good weekend», а после летних отпусков корректно будет «I hope you enjoyed your holiday».

То, что сразу выдаёт русскоязычного жителя СНГ, так это конструкция «мы с».

Если вы пишете в письме что-то типа «Hi Nikita, we've discussed this topic with Denis and have agreed to create Alaska», подразумевается, что в дискуссии вас участвовало как минимум трое, потому что Денис не является частью «мы».

Если вы обсуждали что-то вдвоем с Денисом, то нужно писать «I've discussed this with Denis». Точно так же не стоит писать «Me and Denis think it's a good idea». Правильнее будет сказать «Denis and I».

Когда вам необходимо что-то получить от человека, не стоит писать «send me smth» или «do smth». Это будет звучать довольно грубо, поэтому всегда стоит начинать просьбу с «please». А в идеальном варианте любая просьба должна начинаться с конструкции «Could you please».

Например: «Could you please share the latest meme with me?». Данная конструкция является абсолютно универсальной, вне зависимости от иерархии участников переписки.

Если англичанин просит своего подчиненного сделать что-то, что и так входит в его должностные обязанности и считается чем-то самим собой разумеющимся, он всё равно напишет «could you please».

Если вы хотите подчеркнуть, что ваша просьба очень срочная, то не надо писать «this needs to be done urgently». Предполагается, что все люди, участвующие в переписке, понимают важность дедлайнов. Поэтому чтобы подчеркнуть срочность какой-либо просьбы достаточно дописать что-нибудь типа «your timely response will be highly appreciated» или «could you please provide a response by EOB today?».

Тут люди обычно кидаются в одну из двух крайностей: либо не пишут в конце письмо ничего, кроме своего имени, либо включают жуткий официоз типа «Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter». Золотой серединой, подходящей для большинства случаев, будет просто «Best Regards, Vadim» или даже просто «Regards, Vadim».

Ну и напоследок пример стандартного письма, который вполне можно использовать как шаблон для будущих писем на английском.

  • Hi Denis,
  • Hope you're well.
  • I've discussed your proposal with Nikita and we both agree to go forward with it.
  • Could you please advise how long would it take for the dev team to create a new website?
  • If you could return to me with the detailed timeline by EOD tomorrow that would be greatly appreciated.
  • Thank you.
  • Regards,
  • Vlad
Читайте также:  Правила написания и произношения русских имен на английском

Как написать деловое письмо на английском

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой.

Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Деловой английский

Здесь все как в русском — существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем.

Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст — дополнительный бонус к вашему деловому имиджу.

Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу — составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным — о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение — ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально — с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство — одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол — место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: «I am writing to you to …» и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.

По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности «Thank you for your prompt help…». Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • ШапкаВ верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.Ниже — имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему — город, страна).На три строки ниже — дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.
  • Образец письма-запроса на английском:
  • John Stewart1304 Sherman Ave.
  • Madison, Wisconsin
  • Lemann & Sons3597 43rd StreetNew York, NY 12008
  • May24, 2015
  • Dear Sirs,

Как написать деловое письмо на английском за пару простых шагов

Упоминать то, что адресат и так уже знает, в письме — это дурной тон. Лучше сообщите ему что-то новое.

Зигмунд Фрейд

Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Во время создания курса бизнес-английского для нашей новой платформы носители языка дали дельные советы и подсказки, чтобы успешно написать деловое письмо, которыми мы и поделимся с вами в этой статье.

Однако прежде чем перейти к самим советам и фразам из писем, давайте усвоим несколько простых правил:

  • всегда указываем тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
  • пишем вежливо и по делу с самого начала (иначе никто не дочитает сообщение до конца);
  • меньше тем в одном письме (можно вообще сделать связку «одна тема — одно письмо»);
  • избегаем сложных времен и конструкций (пусть лучше будет просто и понятно, чем красиво и размыто или даже неверно);
  • соблюдаем структуру (приветствие, главная часть и заключение);
  • если просто отправляем файл, то пишем к нему хотя бы пару предложений («Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы — с радостью отвечу!»).

Чтобы верно написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:

onlinecorrection — неплохой ресурс, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации и в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, кроме того, можно вносить текст напрямую на сайте без загрузки отдельных файлов;paperrater — здесь есть возможность загрузить документ или вставить текст напрямую на сайт и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата, а при загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно;grammarly — больше расширение для браузера, чем отдельный сайт. Сервис поможет вам сразу же находить ошибки в предложениях, которые вы пишете в любом из сообщений.

А теперь перейдем к полезным фразам и советам написания делового письма.

Приветствие

  • Оказывается, даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:
  • Dear Sir or Madam — вот фраза на случай, если вообще неясно, кто наш адресат (в смысле, мадам или месье).
  • Скажем прямо — это большая редкость или простая лень так обращаться к человеку, ведь сейчас все можно найти в социальных сетях, поэтому подобный секретный прием применяем только, когда реально не нашли никаких имен.
  • Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:

Dear Mr. (или Ms.

) и фамилию нужного нам человека (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.

Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте и просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms. показывает лишь принадлежность к женскому полу.

Основная часть

Не теряем время и сразу признаемся, зачем потревожили человека:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector