Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

16.02.2018

Для того чтобы оправдаться за ту или иную оплошность, принято извиняться, причем извинения в письменном виде не менее популярны, чем в устном. Так, письмо извинение на английском языке представляет собой текст, целью которого обычно является просьба о прощении за то или неудобство, доставленное по ошибке, из-за невнимательности и по другим причинам.

У глагола apologize перевод «извиняться», и apology letter (так называется текст извинения на английском языке) может быть неформальным, когда переписка происходит между хорошо знакомыми друг другу людьми.  Также такой тип письма бывает и официальным, часто отправляемым на соответствующем бланке и подпадающим под формат деловой корреспонденции.

Именно о втором варианте оправдания далее и пойдет речь.

Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Основные характеристики письма-извинения

Принести извинения в письменной форме – это нормы делового общения, которые типичны для современных реалий бизнеса. Когда поставщик или производитель обращается к клиенту с целью извиниться, он соблюдает определенные нормы оформления и использует довольно типичные речевые конструкции, которые, тем не менее, помогают представить виновную сторону в выгодном свете.

Предлог для извинений может быть разным:

  • за задержку поставки партии товара;
  • за сложности в процессе доставки или отгрузки;
  • за нарушение заказчиком условий договора; сюда относится не только опоздание с транспортировкой, но и недостаточно качественный товар или услуга.

Чтобы разобраться с тем, как написать письмо с извинениями, необходимо помнить, что по оформлению такая корреспонденция не будет существенно отличаться от документации другого типа.

Так, деловое письмо такого типа предусматривает, что в нем указано название организации, должность отправителя, причины и объяснения сложившейся проблемы (иногда предлагается компенсация), а также благодарность за понимание и выражение надежды на дальнейшее сотрудничество вопреки текущей проблеме.

Полезные фразы и выражения

  • Как уже упоминалось, существуют особые шаблоны для составления писем-извинений, и по-английски они звучат следующим образом:
  • ·      I am writing to offer my apologies for… – Мы пишем, чтобы выразить свои извинения за…
    ·      We apologize for the inconvenience… – Приносим свои извинения за доставленные неудобства…
    ·      We apologize for the mistake we have made and… – Мы извиняемся за ошибку, которую допустили, и…
    ·      Thank you for your understanding… – Благодарим за понимание…
    ·      We hope that you will accept our apologies… – Мы надеемся, что вы примите наши извинения…

Образец Apology letter

Для того чтобы привести пример использования одной из нескольких таких конструкций, можно обратить внимание на следующий образец письма-извинения:

Dear Mr…,

We are sorry to report this, but the goods you ordered from us in the warehouse a week ago cannot be delivered as soon as possible because of some problems with customs clearance.

We apologize for the inconvenience and propose you to pay attention to a similar product that is in stock in your city. We are sorry once again, we hope that this discrepancy will not affect our further cooperation with you.

  Regarding changing the order, you can contact our customer service specialist.

Yours sincerely,

Signature

Такое письмо-извинение будет достаточно вежливым, и получатель сможет увидеть, что поставщик на самом деле сожалеет о сложившейся ситуации и предлагает реальный способ решения.

Следование подобным правилам написания и оформления поможет избежать конфликтов с клиентами и вместе с тем проявить себя как ответственного исполнителя, даже в случае непредвиденной ситуации своевременно информирующего заказчика о неудобствах.

Письмо-извинение на английском языке (Apology letter) Ссылка на основную публикацию Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Письмо жалоба на английском языке: правила написания формальных писем

Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Составить формальное письмо — не такая уж и легкая задача, которая становится еще сложнее, если это письмо жалоба на английском языке. Если вам необходимо написать письмо жалобу, то эта статья непременно выручит вас. Существует множество правил и шаблонных фраз, способных упростить поставленную задачу. Рассмотрим их в статье ниже.

Когда мы пишем письмо жалобу?

Потребность в написании письма-жалобы появляется в случае недовольства ситуацией, обслуживанием или продукцией.

Представьте, что вы недовольны обслуживанием специалиста в туристической фирме или банке. Или, возможно, вы не удовлетворены товарами и хотите написать несколько рекламаций.

Или визуализируйте другую ситуацию: вы работник крупной корпорации и столкнулись с отсутствием субординации, невыполнением обязанностей, грубостью своего коллеги.

Ситуацию невозможно решить внутри отдела, остается одно решение – написать письмо жалобу.

Чтобы оперативно и быстро решить данную проблему, письмо жалобу можно направить напрямую руководителю организации, и вуаля – ваша проблема уже на пути к решению.

Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Чего требуется избегать при написании письма жалобы?

В отличие от других формальных писем, письмо-жалоба – самое эмоциональное. Оно пестрит красками недовольства и возмущений. Чтобы не показаться невоспитанным человеком, важно проявлять своё недовольство в нейтральном тоне. Письмо жалоба – это официальное письмо, в котором неприемлемы оскорбления и непристойные ругательства.

Нейтральное повествование и информативное содержание вашего письма позволит адресату решить вашу проблему компетентно и не проявляя негативных эмоций к вам в ответ.

Письмо жалоба на английском: поэтапное руководство

  1. В самом начале письма уделите внимание следующим аспектам:
  • Сверху справа укажите свой адрес:
  • Lenin street, 23/34, Moscow, Russia, 12 July 2017
  • Слева укажите адрес получателя письма:
  • Dostyk Street, 7, Almaty, Republic of Kazakhstan
  • Поприветствуйте получателя в деловой форме:
  • Dear Mr. Pirozhkov — Уважаемый мистер Пирожков.
  • Dear Mrs. Adams,– Уважаемая миссис Адамс.
  • Dear Ms Kuznetsova, – Уважаемая мисс Кузнецова.
  • Dear Sir/ Madam,– Уважаемый (-ая) сэр/мадам.

В первом абзаце важно указать причину жалобы. Место, время, детальную историю произошедшего. Любую из нижеуказанных фраз можно использовать как образец для письма.

Нейтральный тон:

  • I am writing in connection with – Я пишу вам в связи с…
  • I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь ваше внимание к…
  • I am writing you to complain about – Я пишу для того, чтобы выразить недовольство…
  • I am writing on the subject of – Я пишу по причине…

Настойчивый тон:

  • I wish to express my displeasure – Я бы хотел выразить своё недовольство…
  • I want to express my disgust at – Я хочу выразить сильное возмущение…
  • I wish to bring your attention to a problem which arose due to – Мне бы хотелось привлечь ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за…
  1. Основная часть. Детализация

В данной части письма перед вами встает задача детализировать свою жалобу. Опишите своё мнение о произошедшем.

Например, вы обратились в отель с целью забронировать номер, а по факту приезда оказалось, что специалист не поставил бронь, а свободных номеров не осталось.

Либо вы со своим другом отправились в ресторан, где вам принесли несвежую еду. Укажите информацию о том, что именно вас не устроило, в каком тоне с вами разговаривали, и все имеющиеся нюансы.

Какова цель вашего письма? Чего бы вы хотели добиться, и какое решение проблемы удовлетворило бы вас?

Напишите об этом в заключении. Укажите, какие меры необходимо принять в отношении безответственного, грубого, перешедшего границы коллеги. Попросите заменить товар, вернуть деньги, предоставить бонусную услугу. Если вам важно получить только извинения – обязательно напишите об этом.

Пример фраз в нейтральном тоне:

  • I assume we can sort this matter out amicably. – Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.
  • I hope you will deal with this matter as quickly as possible. – Я надеюсь, что вы решите эту ситуацию как можно скорее.
  • I trust the matter will be resolved. – Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен.

Пример фраз в настойчивом тоне:

  • Idemand. – Я требую.
  • …otherwise I will be forced to take the matter further – …иначе я буду вынуждена принять дальнейшие меры.
  • …or I shall be forced to take legal actions… – …или я буду вынуждена обратиться в суд.

Попрощайтесь с получателем, используя одну из базовых фраз, например:

Sincerely, (name) – С уважением (Ваше имя). Yours faithfully, (name) — С уважением (Ваше имя).

Примеры написания писем жалоб на английском языке

Давайте разберем несколько возможных ситуаций:

1. Работа. Проблемы с сотрудником/коллегой

Писать жалобу на сотрудника из своего коллектива – это, несомненно, стресс. Письмо жалоба на коллегу – это последнее, к чему вы можете прибегнуть. Но если такая необходимость вас всё же настигла, успокойтесь и следуйте нашим советам.

  1. Старайтесь использовать тактичные фразы, писать исключительно по существу, старайтесь сдерживать эмоции и проявите свой профессионализм. Многие компании имеют шаблон для подобных писем, но в случае если таковой отсутствует, предлагаем воспользоваться шаблоном ниже:
  2. Aaron Black Head of Sales Department, Sales Department ABC Technologies, Steinway street,
  3. 45821, Queens, New York, USA.
  • To, Jason Cole General Manager ABC Technologies, Steinway street,
  • 45821, Queens, New York, USA.
  • Dear Mr. Cole,
Читайте также:  Праздники и традиции: Праздники в Великобритании

With lots of reluctance and a heavy heart, I am writing this letter to you as a final resort. This letter is regarding a formal complaint against one of our employees named Jacob Steven. Mr.

Steven works in the sales department under my supervision, and has been an employee of the company for the past two years. The complaint against him is that he is lagging far behind in his work regarding sales targets, and it is neither within an acceptable range.

For the past six months, he has failed to meet targets and has shown no improvement.

Письмо-жалоба на английском — как писать, образец

Как писать деловое письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Никто не застрахован от попадания в ситуацию, когда ваши права были ущемлены, вы остались недовольны оказанной услугой или предоставленным продуктом и т.д.

В таких случаях важно знать, куда обращаться и в какой форме. Тем более, если вы в чужой стране.

Поэтому в данной статье мы рассмотрим такую важную тему как письмо-жалоба на английском языке. Разберемся во всех тонкостях ее написания и правилах оформления.

Что такое письмо-жалоба?

Такого рода письмо – это один из видов официальной корреспонденции. Тем не менее, от других типов официальных документов данная рекламация отличается своей эмоциональностью.

Однако, несмотря на то что письму-жалобе присуща некоторая степень эмоциональной окраски, не стоит забывать, что это все же официальный документ.

Посему при его написании стоит придерживаться нейтрального тона повествования и избегать просторечивые оскорбления и ругательства.

Ваше письмо должно быть информативным и повествовательным, но в то же время передавать настроение адресанта.

Важно осветить возникшую проблему, не переходя на личности, но обозначить возникшее недовольство.

В каких случаях стоит прибегнуть к письму-жалобе?

  • Попав в чужую среду с иным менталитетом, главное помнить, что, возможно, некоторые поступки и действия являются нормой в конкретно взятом обществе.
  • Поэтому непосредственно перед тем как писать жалобу в вышестоящие инстанции или высшему руководству, проанализируйте сложившуюся ситуацию, исходя из нейтральной позиции.
  • Вам все же стоит подать жалобное письмо в тех случаях, если:
  • Вы столкнулись с посягательством на ваши гражданские права.
  • Вы недовольны приобретенной продукцией или же она не соответствует заявленному качеству, и вы можете это доказать.
  • Вас не устроил уровень обслуживания (например, в ресторане, в гостинице, в банке, в любом гос. учреждении).
  • Тур оператор некомпетентно выполняет свои служебные обязанности.
  • Ваш коллега или непосредственный начальник грубо ведет себя и нарушает все правила субординации.

Таких ситуаций может быть уйма.

Если у вас есть какие-либо претензии, которые вы хотите высказать вышестоящему руководству, вы должны написать письмо подобного содержания.

Как правильно составить письмо-жалобу?

  1. Давайте перейдем к вопросу как писать жалобу на английском.
  2. Если вы столкнулись с необходимостью подать такую письменную рекламацию, вам следует запомнить четкий порядок структурных частей письма.
  3. В конечном счете ваша жалоба должна иметь следующую структуру:

Шапка

В самом верху должна быть информация об адресах автора и адресата. Это правило характерно для всех писем.

Так, в верхнем правом углу вы должны указать свой адрес, а в левом – адрес получателя жалобы.

Приветствие

  • Следующим пунктом необходимо обратиться к лицу, которому предназначается письмо.
  • Так, пропустив несколько строк вниз, должно следовать «Dear …».
  • К приветствию представляются такие же требования, как и в обычном деловом письме, а именно:
  • Необходимо использовать официальное обращение «Dear Madam», «Dear Sir», «Dear Mr», «Dear Ms».
  • Необходимо писать полную форму имени.
  • При наличии звания или титула, оставлять его в обращении. Например, «Dear Dean Janson» — «Дорогой декан Дженсон».

Основная часть

Если вы решили жаловаться на английском, тогда следующим шагом пора переходить к изложению сути проблемы.

В теле письма укажите, что вас не устроило, чем вы остались недовольны. Непосредственно причина жалобы должна быть обозначена в первом предложении.

  1. В официальной переписке существуют клишированные фразы, которые используются для изложения сути письма.
  2. Например, вы можете выбрать одну из следующих шаблонных фраз.
  3. I am writing to draw your attention to… – Я пишу с целью привлечь ваше внимание к…
  4. I am writing in connection with… – Я пишу в связи с…
  5. I wish to express my displeasure… – Я бы хотел выразить свое недовольство
  6. Выполняя перевод на английский, такие клише помогут сократить время составления жалобы и сделать ее более понятной.
  7. После краткого изложения проблемы и обозначения ее при помощи данных конструкций, стоит детализировать письменную рекламацию, то есть более детально описать все действия и шаги, которые привели к возникновению конфликтной ситуации.

Важно помнить, что ваше письмо-претензия должно быть информативным и понятным. Информация должна быть структурирована, а также кратко и доступно изложена.

Вы должны оперировать фактами. Используйте даты, числа, время, указание места и т.д. Текст должен быть максимально «сухим» и «по существу».

Использование эпитетов, прилагательных и длинных сложных предложений не приветствуется.

Заключение

В заключительной части вы должны предложить свой выход из возникшей проблемы. Опишите свое видение разрешения конфликтной ситуации.

Ваше заключение должно отвечать на следующие вопросы:

  • Чего вы хотите добиться этим письмом?
  • Какова цель вашего обращения?
  • Какой исход удовлетворил бы вас?

Сначала ответьте на эти вопросы для себя и затем изложите мысль на бумаге.

Заключение также должно быть информативным. Четко обозначьте меры, которые, с вашей точки зрения, должны быть приняты в отношение сотрудника.

Если вы рассчитываете на моральную компенсацию или же просто извинение, укажите это.

Чтобы предложить вариант как решить проблему на английском, вы можете использовать такие клише, как:

I assume we can sort this matter out amicably. – Я надеюсь, мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.

I suggest finding a solution that will suit both sides. – Я предлагаю найти решение, которое устроит обе стороны

I believe we can solve this problem amicably. – Я верю, что мы можем решить эту проблему мирным путем.

If you don’t find the way out, I will be forced to take further actions. – Если вы не найдете выход из ситуации, я буду вынуждена принять дальнейшие меры.

Прощание

  • Не забудьте попрощаться в конце письма. Ваша претензия на английском может заканчиваться таким шаблонным выражением, как:
  • Best regards, (name) – С наилучшими пожеланиями, имя адресанта.
  • Sincerely, (name) – С уважением, имя автора.

Пример жалобы на английском

  1. Теперь давайте рассмотрим пример письма-жалобы на английском языке.
  2. Victoria Prushina, Gogolya str., 14, Omsk, Russia
  3. 13th of September
  4. Penn Roy Paradise Hotel Sunset str.

    , 56

  5. Boston, USA
  6. Dear Hotel Manager,

I was on a business trip to Boston. It wasn’t my first mission to the city. I frequently visit Boston and always stay in your hotel.

Unfortunately, this time I had the worst experience of living in hotels I’ve ever had.

My room was uncleaned. There was hair in a bathroom. The bedclothes were dirty. It seemed that the room hadn’t been cleaned by my arrival. I was disappointed and complain to a manager on this issue. He relocated me to another room and apologized. Still, I noticed roaches in the other room. I had to spend several hours in the hall.

Apology letter: письмо-извинение на английском языке

На этой странице представлены образцы и примеры писем-извинений на английском языке (apology letters). Все деловые письма переведены на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

  • Mr Dereck Smith
  • General Manager
  • Electronics Ltd
  • 9034 Commerce Street
  • Detroit, Michigan
  • USA, 90345
  • Mr Jack Lupin
  • 7834 17th Street
  • Detroit, Michigan
  • April 28, 2013
  • Dear Mr Lupin,

It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched. We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one.

  1. Kind regards,
  2. Mr Dereck Smith
  3. General Manager

Перевод:

  • От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд
  • 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
  • Кому: г-н Джек Люпин
  • 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган
  • 28 апреля 2013 года
  • Уважаемый г-н Люпин,

Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой.

Дерек Смит

Генеральный менеджер

Письмо 2

  1. Mr Henry Trust
  2. General Manager
  3. Food&Co
  4. 9034 Denver Street
  5. Dallas, Texas
  6. USA, 90345
  7. Mr William Black
  8. 7834 Grand Street
  9. Dallas, Texas
  10. February 26, 2012
  11. Dear Mr Black,

Please accept our sincere apology for the improper behavior of one of our employees, Kate Sullivan. We had a serious talk with her about this incident and warned that next time we would have to part. And for you we offer a free dinner in our cafe as an apology for bad service.

  • Kind regards,
  • Mr Henry Trust
  • General Manager

Перевод:

  1. От: г-н Генри Траст, генеральный менеджер, Фуд&Ко
  2. 9034 Денвер стрит, Даллас, Техас, США 90345
  3. Кому: г-н Уильям Блэк
  4. 7834 Гранд стрит, Даллас, Техас
  5. 26 февраля 2012 года
  6. Уважаемый г-н Блэк,

Прошу Вас принять наши самые искренние извинения за ненадлежащее поведение одной из наших сотрудниц, Кейт Салливан. Мы с ней серьезно поговорили и предупредили, что в следующий раз нам уже придется расстаться с ней. А Вам мы предлагаем бесплатный ужин в качестве извинения за плохое обслуживание.

  • С уважением,
  • Генри Траст
  • Генеральный менеджер

Письмо 3

  1. Ms Sally Swift
  2. HR Manager
  3. StanleyCo Ltd
  4. 9034 Cooper Street
  5. Fresno, California
  6. Mr Gerry Parrow
  7. Sales Manager
  8. StanleyCo Ltd
  9. 9034 Cooper Street
  10. Fresno, California
  11. July 06, 2005
  12. Dear Gerry,

I am very sorry to hear that you spent your time searching for the right answer yourself and I am very sorry to learn about the incompetence of one of my employees. I will test her and other specialists to find out their blind sides and will conduct training in order to prevent such incidents in the future.  And thank you that you informed me.

  • Yours sincerely,
  • Sally Swift
  • HR Manager

Перевод:

  1. От: г-жа Салли Свифт, менеджер по персоналу, СтенлиКо Лтд
  2. 9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,
  3. Кому: г-н Джерри Пэрроу, менеджер по продажам, СтенлиКо Лтд
  4. 9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,
  5. 06 июля 2005 года
  6. Уважаемый  Джерри,

Мне очень жаль, что ты потратил свое время на поиски правильного ответа и мне очень жаль узнать о некомпетентности одного из моих сотрудников. Я проведу тестирование для нее и других специалистов, чтобы узнать их слабые места, и обучение, чтобы предотвратить подобные инциденты в будущем. Также хочу поблагодарить тебя за то, что поставил меня в известность об этом происшествии.

  • С уважением,
  • Салли Свифт,
  • Менеджер по работе с персоналом

Письмо 4

  1. Mr John Peters
  2. General Manager
  3. Electroworld Ltd
  4. 4567 Marcony Street
  5. Sacramento, CA
  6. Jim Morrison
  7. 9034 East Street
  8. Sacramento, CA
  9. USA, 90345
  10. June 09, 2001
  11. Dear Mr Morrison,

Please accept our apology for the delay in delivering you your purchase. It happened because one of the delivery trucks had broken the day before and we had the lack of transport for delivering. As a compensation we offer you a discount card of 25% in our shop, it is enclosed here.

  • Kind regards,
  • John Peters
  • General Manager

Перевод:

  1. От: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд
  2. 4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния
  3. Кому: г-н Джим Моррисон
  4. 9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345
  5. 09 июня 2001 года
  6. Уважаемый г-н Моррисон,

Пожалуйста, примите наши извинения за задержку доставки Вашей покупки. Это случилось  из-за того, что один из грузовиков доставки сломался накануне, и у нас не хватало машин. В качестве компенсации примите, пожалуйста, эту дисконтную карту нашего магазина с 25-процентной скидкой, она приложена к письму.

  • С уважением,
  • Джон Питерс
  • Генеральный менеджер

Письмо 5

  1. Mr Jim Frank
  2. General Manager
  3. Soft Plus
  4. 4567 Golden Street
  5. Fresno, California
  6. Fred Thompson
  7. 9034 Cooper Street
  8. Fresno, California
  9. USA, 90345
  10. June 12, 2009
  11. Dear Mr Thompson,

I am very sorry to hear that your computer has the same trouble with loading again. We may try to fix it again as soon as possible and I hope you will have no further reason for any complaint about our service.

  • Kind regards,
  • Jim Frank
  • General Manager

Перевод:

  1. От: г-н Джим Фрэнк, генеральный директор Софт Плюс
  2. 4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния
  3. Кому: Фред Томпсон,
  4. 9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345
  5. 12 июня 2009 года
  6. Уважаемый г-н Томпсон,

Мне очень жаль, что у Вашего компьютера вновь те же проблемы с загрузкой, что и были раньше. Мы можем попытаться починить его снова как можно быстрее, и я надеюсь, что у Вас больше не будет причин для жалоб относительно нашей работы.

  • С уважением,
  • Джим Фрэнк
  • Генеральный менеджер

Извинительное письмо на английском языке

Начать письмо следует с указания имени того, кому оно пишется, иначе послание не дойдет до адресата. Делать это надо следующим образом: Dear (Name),например, Dear John.

  • Вступительная часть: обязывает рассказать, почему пишется обращение. Наилучшим вариантом является начать его с извинений и признания своих ошибок, насколько бы трудно это ни казалось.
  • Body. Здесь нужно пояснить причину и объяснение совершенному поступку. Дайте понять получателю причины, побудившие вас совершить поступок. Важно абсолютно точное признание своей вины, даже если вы посчитаете себя невиновным. Другой вариант приведет усугублению конфликта. Адресата нельзя винить, обещайте не повторять таких ошибок.
  • Заключение: здесь стоит снова извиниться, поинтересуйтесь, как можно уладить сложившуюся ситуацию, выразите надежду, что подобных событий нужно будет избегать и будут приняты все необходимые меры для предотвращения аналогичных случаев. Поскольку этот человек вам небезразличен, пообещайте ему позвонить или встретиться, чтобы еще раз извиниться. Конец послания имеет заключительное предложение по типу Sincerely Yours Name. После завершается процесс написания послания, которое обращено к кому-либо из близких или знакомых

Деловое письмо — приносим извинения

Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно.

Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.

Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.

Главная часть текста должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры.

Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом.

Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.

Важные фразы в извинительном тексте

  • Во введении для личного письма полезны следующие фразы:
  • hope you will understand when say that… ( Я надеюсь ты сможешь понять, если скажу, что…);
  • I’m sorry for… ( извиняюсь за…);
  • must you an apologize. ( обязан принести извинения перед тобой);
  • cannot bewrite how sorry and how calpable fell. (невозможно описать как я сожалею и как виновен перед тобой);

Please absolve me for being so late. I have no excuse. ( Прости меня, пожалуйста, за позднее обращение.

Нет мне оправдания);

apologize most humbly for.( со всей искренностью прошу извинения за…);

My sensibility was leave that day and I’m so sorry. ( был чересчур черствым тем днем, мне искренне жаль).

  1. Главная часть письма имеет следующие важные фразы:
  2. jump on myself for what done. ( виню себя за то, что произошло);
  3. I recognize that was in the wrong. ( признаю, что был виноват);
  4. It is my responsibility. (это моя ответственность);

Письмо извинение на английском языке с переводом | Блог Свободы Слова

Thank you for your telephone call of 20 April.

I understand that you received an invoice from us, dated 19 April, which quoted an incorrect bill amount.

RNT Limited

16 Moorland Road, Luton, Bedford, MK44 7YG

Telephone: (01234) 136987

Registered in England No. 9145628

Mr Charles 18 High Street Milton Keynes MK12 7TR 22 April 2010

Dear Mrs Charles

Thank you for your telephone call of 20 April.

I understand that you received an invoice from us, dated 19 April, which quoted an incorrect bill amount.

I have investigated the matter with our Accounts department who were responsible for sending out the invoice. It appears that a member of staff typed the wrong number by mistake.

I apologise for this and the inconvenience it has caused. I agree that on this occasion our service has not been to the high standards we aim to achieve.

As a result of your complaint, our Accounts manager is reviewing staff training to ensure that this does not happen again.

Thank you again, Mr Charles, for bringing this to my attention. I hope this letter has resolved your concerns, but if you need any more information please contact me on my direct line 01234 130989.

Yours sincerely

Caroline Ashworth

Уважаемый г-н Чарльз!

Спасибо за ваш звонок 20 апреля.

Насколько я понимаю, вы получили от нас счет-фактуру, датированную 19 апреля, в которой была указана неверная сумма счета.

Я уточнил данный вопрос в бухгалтерии, которая отвечает за отправку счетов-фактур. Очевидно, сотрудник, готовивший данную счет-фактуру, по ошибке напечатал неправильную сумму.

Я приношу свои извинения за это ошибку и все неудобства, которые она вызвала. Я признаю, что в данном случае качество наших услуг не соответствовало тем высоким стандартам, к которым мы стремимся.

В результате Вашей жалобы наш главный бухгалтер предпримет необходимые меры по пересмотру процесса подготовки сотрудников, чтобы такая ситуация в дальнейшем не повторилась

Благодарю вас ещё раз, г-н Чарльз, за то, что обратили мое внимание на данную проблему. Надеюсь, это письмо прояснит ситуацию, но если вам понадобится любая дополнительная информация, вы можете связаться со мной по прямому номеру 01234 130989.

С уважением,

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В дело­вом мире пере­пис­ка игра­ет огром­ную роль. Начи­ная от ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний и закан­чи­вая пере­сыл­кой наклад­ных и сче­тов-фак­тур.

В насто­я­щее вре­мя прак­ти­че­ски вся дело­вая пере­пис­ка ведет­ся в элек­трон­ном виде, одна­ко это не отме­ня­ет обще­при­ня­тых пра­вил дело­вых писем, даже если они элек­трон­ные.

Раз­бе­рем­ся как пра­виль­но напи­сать дело­вое пись­мо на англий­ском языке.

Business letter – дело­вое письмо

Основные типы деловых писем

  • Поздрав­ле­ние – Congratulation Letter
  • Пред­ло­же­ние – Commercial Offer – отправ­ля­ет­ся ваше­му потен­ци­аль­но­му дело­во­му парт­нё­ру с ваши­ми усло­ви­я­ми и пред­ло­же­ни­я­ми о сотрудничестве.
  • О при­ё­ме на рабо­ту — Acceptance–уведомляет вас, что вы при­ня­ты на работу.
  • Заяв­ле­ние – Application– содер­жит ваше резю­ме и пред­ло­же­ние себя в каче­стве работника.
  • Отказ- Refusal letter – дело­вой «от-ворот-пово­рот» на ваше заяв­ле­ние или предложение.
  • Жало­ба –Complaint Letter – содер­жит жало­бу или пре­тен­зии на каче­ство при­об­ре­тен­но­го това­ра или ока­зан­ных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Пись­мо-запрос– Enquiry Letter –отправ­ля­ют, когда необ­хо­ди­мо полу­чить инфор­ма­цию об услу­ге или товаре.
  • Пись­мо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, соб­ствен­но и содер­жит­ся запра­ши­ва­е­мая информация.
  • Пись­мо-бла­го­дар­ность — Thank-you letter – тут, кажет­ся, всё понятно.

Суще­ству­ет ещё огром­ное коли­че­ство видов и под­ви­дов биз­нес-посла­ний (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потре­бу­ет­ся не одна ста­тья, что­бы боль­шин­ству уде­лить внимание.

Правила составления делового письма

Пра­вил на самом деле не так уж и мно­го. Чело­ве­ку со сред­ни­ми зна­ни­я­ми в англий­ском я зыке не соста­вит тру­да его соста­вить, как бы труд­но это ни каза­лось. Самое глав­ное, что пись­мо состо­ит из бло­ков.

Эта струк­тур­ность поз­во­ля­ет быст­ро счи­ты­вать инфор­ма­цию. И здесь эко­но­мят вре­мя все и полу­ча­тель, и отпра­ви­тель. Отпра­ви­тель соби­ра­ет бло­ки воеди­но: адрес отпра­ви­те­ля, дата, адрес полу­ча­те­ля, обра­ще­ние, вве­де­ние и т. д.

А полу­ча­тель уже зна­ет где нахо­дит­ся основ­ная инфор­ма­ция и зна­ко­мит­ся с ней.

Так­же блоч­ная струк­ту­ра под­ра­зу­ме­ва­ет ряд особенностей:

  • тело пись­ма стро­ит­ся из абза­цев с оди­нар­ным отступом;
  • крас­ная стро­ка отсутствует;
  • весь текст вырав­ни­ва­ет­ся по лево­му краю.

Вто­рая осо­бен­ность состо­ит в том, что не нуж­но писать слиш­ком вити­е­ва­ты­ми фра­за­ми. Пред­ло­же­ния стро­ят­ся про­сто и лаконично.

Составные части делового письма

А сей­час мы раз­бе­рём, так назы­ва­е­мый, ске­лет дело­во­го пись­ма, его струк­ту­ру и рас­по­ло­же­ние элементов:

  1. Адрес отпра­ви­те­ля — в верх­нем левом углу. Если бланк фир­мен­ный, то адрес уже проставлен.
  2. Адрес полу­ча­те­ля — сле­ва, ниже адре­са отпра­ви­те­ля. Фор­мат: от мень­ше­го к боль­ше­му (Имя, №дома, ули­ца, город, индекс, страна).
  3. Дата — три стро­ки ниже адре­са полу­ча­те­ля или в пра­вом верх­нем углу. Формат:день/месяц/год. Запя­тые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Глав­ная мысль(основной текст посла­ния) – в цен­траль­ной части письма.
  • Заклю­чи­тель­ная фраза(выражение бла­го­дар­но­сти и даль­ней­ших наме­ре­ний). Заклю­чи­тель­ная фор­му­ла веж­ли­во­сти; Под­пись; Имя, Фами­лия и долж­ность отправителя.
  • Вло­же­ние – гово­рит о том, что в пись­мо вло­же­ны допол­ни­тель­ные мате­ри­а­лы (реклам­ный бук­лет или брошюра).
  • Может содер­жать пост­скрип­тум, ини­ци­а­лы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd. 34 Tverskaya street

Moscow, 121121

6th April, 2012

Mrs. Diana Ross World Treasures Inc. 100 East 24th Street Washington, 20024

USA

Dear Mrs. Ross:

Как написать деловое письмо на английском

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой.

Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Деловой английский

Здесь все как в русском — существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем.

Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст — дополнительный бонус к вашему деловому имиджу.

Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу — составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным — о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение — ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально — с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство — одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол — место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: «I am writing to you to …» и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.

По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности «Thank you for your prompt help…». Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • ШапкаВ верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.Ниже — имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему — город, страна).На три строки ниже — дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.
  • Образец письма-запроса на английском:
  • John Stewart1304 Sherman Ave.
  • Madison, Wisconsin
  • Lemann & Sons3597 43rd StreetNew York, NY 12008
  • May24, 2015
  • Dear Sirs,
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector