Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

  • Деловое письмо;
  • Письмо-запрос информации;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-заявление о приеме на работе;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-извинение.

Структура делового письма

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании отправителя;
  • номер дома, улица;
  •  город, почтовый индекс;
  • страна.
  • Пример:
  • Mr Viktor Moskvin
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”
    154  Sadovaya St
  • Moscow 123456
  • Russia
  • Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

  • July 28, 2017;
  •  July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  •  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

  • Mr. (мистер, господин),
  • Dr. (доктор),
  • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
  • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
  1. Пример:
  2. Mrs Jennifer Grey
  3. editor publishing company “GoodBook”
  4. 25 Downing St
  5. London SW1A 2AB
  6. United Kingdom
  7. Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

  • Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
  • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
  • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
  • Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

  • Viktor Moskvin
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”, или
  • Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или EncsEnclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

  1. Yours sincerely,
  2. Viktor Moskvin
  3. Director
  4. School of foreign laguages “Lingva”
  5. Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)
  • I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….

Источник: https://engfairy.com/delovoe-pismo-na-anglijskom-yazyke/

Структура делового письма на английском языке. The structure of Business E-mail

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

  • Sender [‘sendə] (от слова send – отправлять) – отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
  • Reсeiver [rɪ’siːvə](от слова receive – получать) – получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to. Также используются слова addressee [ˌædre’siː] и recipient [rɪ’sɪpɪənt].
  • Subject [‘sʌbʤekt] – тема письма.
  • Signature [‘sɪgnəʧə] – подпись отправителя.
  • Importance option [ɪm’pɔːt(ə)n(t)s] – пометка о важности письма.
  • Attachment [ə’tæʧmənt] – вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
  • СС (carbon copy) – копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
  • BCC (blind carbon copy) – невидимая копия, “слепая копия”. Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.
  • Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.
  • На английском роль приветствия играет слово Dear, но в этом контексте оно переводится не как “дорогой”, а как “уважаемый”:
  • Dear Mr Smith, Dear Sally,
  • В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:
  • Dear Sir or Madam,
  • Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all, Dear team,

Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале.

Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, … (Искренне ваш, …). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam, то окончанием будет Yours faithfully, … (Искренне ваш, …).

Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже.

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать эту статью.

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose):

We wish to inform you of (our new discounts). – Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках). I am writing in reply to (your advertisement). – Я пишу в ответ (на ваше объявление). I am writing concerning (your latest statement). – Я пишу в связи с (вашим последним заявлением). I am writing with regard to (the latest news). – Я пишу в связи с (последними новостями). I am writing to remind you about (the meeting next Monday). – Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). – Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know …. – Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать …

In reply to (your e-mail), I am sending you the information.  – В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

Источник: https://enginform.com/article/structure-of-business-email

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

    • We are writing – Мы пишем, чтобы…

– to confirm … – подтвердить…
– to request … – запросить…
– to inform you that … – проинформировать вас, что…
– to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
Читайте также:  Past Simple упражнения на закрепление теории для базового и продвинутого уровня

Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

Деловое письмо правила деловой переписки, язык, фразы, примеры, образцы писем. Деловая переписка на английском языке

Предприятия, учреждения, бизнес-партнеры ежедневно обмениваются разнообразной деловой корреспонденцией.

В письменной форме принято вести преддоговорные переговоры, подготавливать проекты, делать коммерческие предложения, выражать просьбы, предъявлять претензии, сообщать либо выяснять требующуюся информацию, а также рассылать приглашения на торжественные мероприятия.

Грамотные и содержательные официальные письма существенно экономят время, помогают успешно налаживать деловые контакты и взаимовыгодно сотрудничать.

Унылые канцелярские штампы, обязательные официальные фразы, привычные для советского делопроизводства, постепенно уходят в прошлое. Культура современной деловой переписки диктует новые тенденции. Стиль сегодняшней официальной корреспонденции гораздо проще, лаконичнее и живее. О правилах и этикете написания обычных и электронных деловых писем расскажем в статье.

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

  1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
  2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

  • информационные деловые письма;
  • рекламную корреспонденцию;
  • письма-запросы;
  • письма-рецензии;
  • коммерческие предложения;
  • письма-отчеты;
  • бизнес-планы;
  • письма-претензии;
  • письма-заявления;
  • письма-просьбы;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма;
  • письма-приглашения;
  • благодарности;
  • поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

  1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
  2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Формы деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию отправляют:

  • в бумажной форме (посредством курьерской либо почтовой доставки);
  • в электронной форме (по электронной почте).

Правила деловой переписки

Рабочую, или внутреннюю, деловую переписку по текущим вопросам и планам ведут преимущественно в упрощенной, удобной для сотрудников и руководства форме. Обычно — в виде распоряжений, лаконичных докладных и служебных записок, информационных сообщений и запросов.

Внешние официальные письма печатают на фирменном бланке с логотипом предприятия (бумажном либо электронном), форматируют соответственно стандартным требованиям к оформлению деловой корреспонденции. В Российской Федерации — согласно ГОСТ Р 6.30 2003.

Деловая переписка письмо

язык деловой переписки

При написании деловой корреспонденции используют исключительно государственный язык. Вести переписку с иностранными партнерами принято на международном — английском.

примеры писем деловой переписки

Внутренняя деловая переписка

Образец деловое письмо

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры.

Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат.

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

  • реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
  • реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
  • дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
  • строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
  • официальное обращение к адресату/адресатам;
  • короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
  • основной текст, объясняющий суть обращения;
  • при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
  • лаконичный заключительный абзац;
  • приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
  • подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке.

Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.

) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»). Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно.

Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности.

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак.

Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью.

К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

  • форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
  • обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
  • обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
  • отдельная нумерация каждого из приложений;
  • разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
  • стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
  • размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
  • размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
  • размер шрифта для основного текста — № 12;
  • междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Электронная деловая переписка

Большинство современных компаний отправляют и получают деловую корреспонденцию в электронной форме через почтовые интернет-сервисы. Этот вид официальных писем имеет немало преимуществ.

Плюсы электронной деловой переписки:

  • Экономия времени — адресат получает требующуюся информацию в течение нескольких секунд и так же быстро может отправить ответное письмо.
  • При необходимости один и тот же запрос или предложение в виде копий можно отправить по email сразу нескольким адресатам, создать списки рассылки.
  • Удобство письменного общения — многие почтовые программы сохраняют деловую переписку в виде диалогов с помощью опции цитирования предыдущих сообщений.
  • К электронному деловому письму можно приложить достаточно большой объем файлов с нужными документами, графиками, диаграммами, отчетами, фото и т. п.
  • Email-сервисы архивируют и систематизируют все отправленные и полученные электронные письма по заданным настройкам — нужную деловую корреспонденцию при необходимости легко находить и просматривать.
  • Настроив в почтовой программе опцию «уведомление о прочтении» или подобную, можно удостовериться, что деловое письмо не только получено, но и прочитано адресатом.

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

  • В строке «Кому» указывают email основного получателя.
  • Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
  • Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
  • Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
  • Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
  • Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
  • Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
  • Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

  1. Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
  2. Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
  3. Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
  4. В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
  5. Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности. Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
  6. Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
  7. При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
  8. В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
  9. В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.
Читайте также:  Мультфильмы и видео на английском языке для детей дошкольного возраста, малышей и школьников

Деловая переписка на английском языке

Письменное деловое общение с иностранными компаниями и партнерами принято вести по-английски. Структура и правила оформления официальных писем на английском языке мало чем отличаются, от тех, которые пишут на русском.

Важно, чтобы они были составлены сотрудником, в совершенстве владеющим английским, либо профессиональным переводчиком.

Неграмотный или неточный перевод делового письма может исказить смысл написанного и навредить репутации компании.

Правила делового письма на английском языке

  1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
  2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
  3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr.Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
  4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear.После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
  5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
  6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату.Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Источник: https://luckclub.ru/novye-pravila-delovoj-perepiski-yazyk-frazy-primery-obrazcy-pisem-delovaya-perepiska-na-anglijskom-yazyke-primery

Деловая переписка на английском: 50 полезных фраз

Важное место в общении с иностранцами занимает деловая переписка на английском. От нее нередко зависит карьера, место жительства и дальнейшая судьба человека. Поэтому следует уделить достаточно внимания тому, как правильно писать деловую корреспонденцию.

Полезные советы общего характера

  1. Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых получает хорошие отзывы Grammarly.В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.
  1. Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие. В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом.Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.
  1. Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.
  1. Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен.Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных.Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.
  1. Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль. Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия.Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.
  1. Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах. А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.
  1. Краткость – сестра таланта.Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев.Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.
  1. Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта, совершающего действие.

Общие правила деловой переписки на английском языке

По-английски пишут во многих странах, с разной культурой и обычаями. Чтобы понять, насколько велики различия, достаточно ознакомиться с нюансами британского диалекта или американского.

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

  1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.
  1. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть. Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.
  1. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.
  1. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

  • Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
  • Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
  • Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
  • Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
  • Основной текст – в центральной части страницы.
  • Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
  • Подпись.
  • Имя человека-автора или название отправившей организации.
  • Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать.

Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

  • приветствие;
  • основное сообщение;
  • закрытие темы;
  • прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл.

Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге.

В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Читайте также:  Модальный глагол need, конструкции didn’t need to vs, needn’t have done: значение выражений и примеры использования в речи

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

  • Dear Mr – к мужчине (мистер);
  • Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
  • Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam.

Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней. В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем.

В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

  • I am writing to inform / confirm / enquire;
  • I am contacting you for;
  • In reply to (или In accordance with) your request;
  • In answer to your question about – в ответ на вопрос;
  • Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
  • With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

  • We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
  • We do not fully understand – неполное понимание;
  • Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

  • I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
  • You will be pleased to know;
  • We are delighted to tell about;
  • I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

Источник: https://enjoyenglish-blog.com/angliyskiy-dlya-nachinaushih/delovaya-perepiska-na-anglijskom-50-poleznyx-fraz.html

Деловая переписка на английском языке

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании.

Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников.

Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

  • получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
  • отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
  • дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
  • тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

  • To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  • Managing director Funny Cats, ZAO/
  • Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  • From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева
  • Vice-president Communications ZAO Funny Cats/
  • Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
  • Date: June 08, 2011/08 июня 2011
  • Attached: Advance report #08/2011/
  • Авансовый отчет № 8/2011
  • OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
  • Memorandum/Служебная записка
  • I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).

Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.                                 _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

ПРИМЕР 2

  1. To: Marketing Department ZAO Funny Cats/
  2. Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
  3. From: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  4. Managing director Funny Cats, ZAO/
  5. Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  6. Date: June 15, 2011/15 июня 2011
  7. Subject: Customer Presentation/
  8. Презентация для заказчика
  9. The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional!
  10. Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner.
  11. Thank you for your outstanding work and dedication!
  12. My congratulations to all of you!
  13. Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна!
  14. Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером.
  15. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании!
  16. Мои поздравления всем вам!
  17. Sincerely yours,/С уважением,
  18. Igor Ivanov/Игорь Иванов

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) – это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации – уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

  • 083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083
  • Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
  • Date: February 15, 2011/15 февраля 2011
  • To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк
  • Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
  • Dear Mrs. Clark,
  • Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011.

I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.  I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.

  1. Very sincerely yours,/С искренним уважением,
  2. Juliet Pratt/Джульет Пратт
  3. Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
  4. Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/
  5. Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом

Электронная переписка

Современные электронные сообщения, пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Вы хорошо знакомы Вы знакомы Вы не знакомы
Hi, Kim! How are you? It was good to talk yesterday. I’m finalizing[1] the details of management meeting. Thank you for your part, no changes needed. Please email me in case of any issues. Regards, Andreas Dear Mrs. Gonzales! It was nice to talk to you by phone yesterday.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2012/delovaya_perepiska/

Ссылка на основную публикацию